Les différents types de factures

Qu’est-ce qu’une facture ?

Le mot facture est un terme générique désignant un document comptable comportant des mentions légales obligatoires sur des opérations de ventes et d’achats de produits ou de prestations de service. C’est un document juridique essentiel à l’enregistrement comptable qui peut, au besoin, servir de preuve en cas de litige. Il existe différents types de facture, mais toutes doivent avoir des mentions obligatoires.

Quelques mentions dites obligatoires qui doivent apparaître sur toutes les factures :

  • L’identité de l’acheteur et du vendeur
  • L’identification du produit ou de la prestation
  • La date
  • Le taux de TVA
  • La somme à payer HT et TTC, etc.

La facture commerciale ou facture d’entreprise

Également appelée facture de douane, il s’agit d’une facture spéciale dont le but est la documentation de tout commerce extérieur au pays, notamment lors d’importations ou d’exportations de marchandises. Elle va permettre de calculer les droits de douane.

La facture Doit

C’est la facture la plus commune. Elle est établie par le fournisseur et le client doit la régler. Elle indique les conditions de vente des produits ou des prestations de service qui ont été rendues.

La facture d’avoir

Cette facture permet l’annulation ou la correction d’une facture déjà existante. Ce document permet la reconnaissance de la dette d’un client ainsi que l’enregistrement du nouveau montant dans la comptabilité de l’entreprise.

L’acompte

Un acompte ou une facture d’acompte est établi au moment où une partie du montant total final est versé en aval de la livraison d’une marchandise ou de la réalisation d’une prestation. Il est nécessaire de faire apparaître cet acompte sur la facture finale au moment de l’émission de celle-ci.

La facture de régularisation 

Cette facture concerne généralement les fournisseurs d’énergie comme les fournisseurs de gaz et d’électricité par exemple. 

La facture de clôture

Comme son nom l’indique, cette facture va clôturer une période de consommation engendrée par un contrat entre un prestataire, un fournisseur ou un client.

La facture de provision

Aussi appelée facture de situation, cette facture intermédiaire est transmise régulièrement au client au cours de l’année. Elle permet la répartition dans l’année, du paiement d’un montant élevé ou de la consommation annuelle.

La facture pro-forma

C’est en réalité un devis provisoire (sous forme de facture) qui informe sur les prix et les conditions générales de vente. Étant donné qu’il s’agit d’une facture « à titre informatif », elle n’a donc pas de valeur légale, ni même comptable.

On utilise beaucoup ce type de facture pour :

  • Étayer une demande de crédit (lors de travaux, etc.)
  • Étayer une demande subvention (lors de projets associatifs)
  • Expliquer l’exonération de TVA vis-à-vis de l’administration fiscale, etc.

Comment gérer ses factures ?

Un logiciel ERP est l’outil idéal pour bien gérer ses factures puisque les entreprises rencontrent beaucoup de problèmes lorsqu’il s’agit de la facturation. En effet, les adresses erronées et une mauvaise gestion des relances ne sont pas des problèmes rares. Ces problèmes sont souvent dus à la complexité de la gestion du processus de facturation encadrant diverses tâches administratives et de nombreux documents. 

C’est pourquoi, l’adoption d’un logiciel de facturation est judicieuse. Étant déjà doté d’un calculateur de prix sur-mesure, il peut s’adapter à vos besoins en évitant la ressaisie des informations sur un outil indépendant. De plus, un logiciel de facturation ou de gestion commerciale facilitera la gestion de votre activité, du processus de facturation et des encaissements clients. Vous serez alors en mesure de créer différents types de facture et de les personnaliser.

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