Comment choisir un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un outil performant pour gérer de manière efficace la facturation au quotidien. Créé pour éditer les factures, il offre aujourd’hui de nombreuses possibilités. Si les grandes entreprises ont recours depuis longtemps à ces logiciels, leur utilisation se démocratise désormais dans les plus petites structures. La grande variété des logiciels proposés rend son usage adaptable à toute activité. Encore faut-il savoir faire le bon choix.

Des fonctionnalités variées

Si son utilisation n’est pas obligatoire, elle est fortement conseillée afin d’optimiser la gestion de la facturation. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez gérer rapidement le fichier client, l’édition de devis et factures conformes aux dispositions légales, et assurer un suivi de vos activités. Par la centralisation des informations sur vos clients, vous gagnez du temps tout en réduisant considérablement le risque d’erreur. Grâce au logiciel, vous êtes informé des retards de paiement et avez la possibilité d’envoyer des relances automatiques. La création de tableaux de bord vous offre aussi une vision générale de votre évolution, vous aidant ainsi à améliorer votre stratégie.

Quel logiciel de facturation pour quelle activité ?

Compte tenu du nombre croissant de logiciels, chaque entreprise peut aisément en trouver un adapté à ses besoins. Mais avant d’en faire l’acquisition, il convient de se poser certaines questions afin de faire le bon choix. Le logiciel le plus couteux ou proposant le plus de fonctionnalités ne sera pas forcément le plus approprié pour votre activité.

La taille de l’entreprise

L’un des premiers critères à prendre en compte est en effet la taille de votre structure.

Les TPE et PME peuvent opter pour un logiciel classique en termes de facturation et de comptabilité. Celui-ci est suffisant pour répondre à leurs besoins.

En revanche, pour les grandes entreprises, il est préférable d’investir dans des logiciels de facturation avec de nombreuses fonctionnalités. Certains logiciels, appelés ERP, proposent des modules de gestion commerciale qui conviennent davantage aux structures de grande taille.

Une comptabilité en interne ou en externe

Vos besoins ne seront pas les mêmes en fonction de qui gère votre comptabilité.

Si vous gérez votre comptabilité en interne, choisissez un logiciel de facturation qui vous permette de regrouper en un seul outil facturation et comptabilité ou d’intégrer facilement vos données dans votre logiciel comptable. Grâce à cela, vous serez plus efficace dans la gestion de vos activités.

Au contraire, si vous faites appel à un expert-comptable, un logiciel plus basique sera suffisant. La majorité des outils permettent de lui donner accès aux données de facturation.

Un logiciel de facturation standard ou personnalisé ?

La modification des paramètres est un réel avantage offert par certains logiciels de facturation. Outre la personnalisation des factures, il est intéressant de pouvoir aller plus loin : intégration de votre charte graphique, création de modèles différents en fonction de la typologie de client ou de produit, ajout d’images etc. Plus vous pourrez façonner le logiciel à votre image, plus son utilisation sera profitable.  Un logiciel de facturation standard peut toutefois très bien convenir si vous avez des besoins simples et un petit budget.

L’importance de l’ergonomie

Un des critères de choix essentiels concerne la facilité de prise en main du logiciel. Votre logiciel de facturation doit permettre de maximiser l’expérience de son utilisateur et être adapté à ses compétences. Vous devez être capable de prendre rapidement cet outil en main. Des interfaces simples, lisibles et intuitives sont donc à privilégier.

Autres critères

Lorsque vous choisissez votre logiciel de facturation, faites attention à ce qu’il soit bien conforme aux lois du pays dans lequel se trouve votre entreprise. La France impose par exemple des règles précises quant aux informations devant figurer sur les factures. Vérifiez également dans quel pays sont hébergées vos données. En effet, certains éditeurs ont des serveurs à l’étranger. Cela peut avoir un effet sur la protection de vos données car ces dernières sont alors soumises aux normes locales.

Veillez également à la qualité du SAV. Il est primordial de pouvoir contacter rapidement des personnes compétentes afin de régler d’éventuels problèmes.

Et le prix dans tout cela ?

Gratuit ou payant, telle est la question. Généralement, le coût dépend des fonctionnalités offertes par le logiciel de facturation. En effet, avec un logiciel gratuit, vous pourrez évidemment réaliser votre facturation mais les options seront limitées. Ces logiciels sont rarement les plus performants. Au contraire, un outil de facturation payant (même avec un faible coût) s’adaptera davantage à votre activité et vous permettra à terme de gagner de l’argent. Le gain de temps relatif à son utilisation vous assurera de passer plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Grâce à tous ces critères, vous avez maintenant les clés pour choisir correctement votre logiciel de facturation.

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