Etape 1 : Préparer votre import

Voici une liste de conseils essentiels pour bien préparer et vérifier vos données avant de les importer dans votre CRM Eden. Cela vous permettra d'éviter des erreurs et de maximiser l'efficacité de l'importation.

1. Vérifiez la structure de vos données

• Assurez-vous que votre fichier est dans un format accepté par le CRM (CSV, XLSX, XLS).
• Vérifiez que les colonnes du fichier correspondent aux champs du CRM (par exemple : Prénom, Nom, Email, Téléphone, etc.).
• Supprimez les colonnes inutiles ou redondantes.

2. Nettoyez vos données

• Doublons : Identifiez et supprimez les doublons (par exemple, plusieurs leads avec la même adresse email ou le même numéro de téléphone).
• Champs vides : Vérifiez et complétez les champs obligatoires de votre CRM (par exemple, "Email" ou "Nom").
• Formatage cohérent : Harmonisez les formats des données :
  • Les numéros de téléphone : incluez les indicatifs internationaux (+33 pour la France, par exemple).
  • Les emails : vérifiez qu'ils sont valides et sans erreurs de frappe.
  • Les noms propres : utilisez des majuscules pour la première lettre des prénoms et noms.

3. Validez les données

• Vérifiez que chaque champ respecte les contraintes du CRM (par exemple, une adresse email valide, un format de date correct, etc.).
• Supprimez les caractères spéciaux ou incompatibles avec le CRM (comme des symboles non standards ou des emojis).
• Assurez-vous que les valeurs dans certains champs (par exemple, "Secteur d'activité") correspondent aux options disponibles dans le CRM.

4. Normalisez vos données

• Uniformisez les formats :
  • Les dates (par exemple, au format AAAA-MM-JJ si requis par le CRM).
  • Les valeurs catégoriques (par exemple, remplacer "Technologie" et "Tech" par une seule valeur standard : "Technologie").
• Mettez en place des conventions de dénomination claires pour les entreprises, localisations ou autres champs.

5. Organisez les champs personnalisés

• Si vous avez des choix ou champs spécifiques à votre activité (par exemple, "Source du lead" ou "Statut"), préparez-les à l'avance dans votre CRM avant l'importation.
• Vérifiez que le CRM est configuré pour accepter ces champs personnalisés.

6. Sauvegardez vos données

• Avant toute modification ou importation, sauvegardez une copie de vos données d'origine dans un fichier séparé.
• Après avoir nettoyé les données, faites une seconde sauvegarde pour conserver une version propre.

7. Testez avec un échantillon

• Importez une petite partie de vos données pour tester le processus. Cela permet de détecter les erreurs sans impacter l'ensemble de votre base.
• Vérifiez le résultat dans le CRM après l'import de test.

8. Communiquez avec votre équipe

• Si d'autres personnes sont impliquées dans la gestion des leads, assurez-vous qu'elles connaissent les règles de formatage et d'importation.
• Demandez des validations ou des retours sur la qualité des données préparées, deux regards valent mieux qu'un afin de détecter les dernières anomalies de votre fichier.

9. Automatisez les vérifications

• Sur d'importants volumes de données, utilisez des outils ou scripts pour vérifier automatiquement :
  • Les doublons.
  • Les erreurs de formatage.
  • La cohérence des données.

10. Anticipez la mise à jour future des données

• Préparez une stratégie pour maintenir vos données propres après leur importation :
  • Procédures pour éviter les doublons.
  • Processus pour mettre à jour ou archiver les anciens leads.

En suivant ces étapes, vous réduirez les risques d’erreurs et optimiserez l’efficacité de votre CRM dès l’importation initiale. Vous êtes prêt(e) pour importer vos données

Etape 2 : Importer votre fichier

Paramétrages > Imports sur mesure

• Sélectionner le fichier à importer
• Sélectionner la table de destination
• Cliquez Suivant

Etape 3 : Configurer le mappage des champs

A cette étape, vous devez faire correspondre les colonnes de votre fichier avec les champs de votre CRM Eden.

• Définissez la ou les colonnes qui serviront de clés de mise à jour et éviteront ainsi de créer des doublons. (Exemple: Adresse email)
• Utilisez les valeurs par défaut : cette valeur sera utilisée lorsque la donnée est vide dans votre fichier
• Cochez la colonne "Correspondance des valeurs" pour les listes de choix, il vous sera demandé de configurer les correspondances de valeurs des listes pour les colonnes de type "Liste de choix"

Exemple de correspondance des valeurs de liste de choix :

Passer toutes les étapes en configurant les différentes correspondances possibles puis valider.

Consulter le récapitulatif avance import puis Cliquer "Lancer l'import"

Contrôlez vos données suite à l'import