Évaluer la performance d’un outil ERP

Lorsqu’on investit dans un logiciel ERP, on s’attend à des résultats concrets. Mais comment évaluer la performance de son outil ERP ?

L’ERP doit en effet satisfaire un certain nombre de critères qui assureront l’augmentation de la productivité, la satisfaction des équipes et permettront véritablement de redynamiser les processus de votre entreprise. 

Vous devez alors étudier différents critères pour ainsi savoir si votre logiciel ERP est performant.

Calculer les différents coûts

Il est primordial de savoir si votre investissement a été rentable. Pour cela, il faut savoir au préalable combien coûte le projet et faire un point sur l’ensemble des coûts. 

Il ne faut surtout pas se focaliser sur le prix initial, il faudra plutôt évaluer le coût total de possessions qui va prendre en considération tous les coûts : 

  • Le coût initial 
  • Le coût d’abonnement
  • Les coûts de licence, d’implémentation
  • Les mises à niveau et la maintenance.

Vous devez comparer la valeur acquise avec votre logiciel ERP par rapport aux coûts.

On parle alors de retour sur investissement (ROI). Il représente un rapport profits/coûts, permettant de vérifier l’efficacité des décisions prises. Cela peut être un retour direct : augmentation du chiffre d’affaires, plus de clients, ou alors indirect comme le gain de temps, l’augmentation de la productivité, la nécessité de s’équiper pour faire face à la concurrence.

Définir des objectifs SMART 

Avant de démarrer un projet, vous devez vous fixer des objectifs de manière à définir les tâches à accomplir. On parle “d’objectifs SMART”, méthode qui consiste à planifier des objectifs qualitatifs et quantitatifs sur une période déterminée. Il faut fixer les objectifs une fois le projet bien défini, cela va permettre de mesurer les résultats de celui-ci :

  • Specific : votre objectif doit être spécifique. 
  • Measurable : votre objectif doit être mesurable
  • Achievable : il doit être atteignable.
  • Relevant :  il doit être pertinent.
  • Temporal : il doit être temporellement contraint. 

Exemple d’objectif SMART : Réduire le temps passé sur la facturation de 20 % sur un délai de 6 mois.

Les autres critères de performance 

La fiabilité :  

Élément central dans la gestion de votre entreprise, l’ERP se doit de pouvoir gérer toutes les perturbations opérationnelles, en d’autres termes il se doit d’être fiable pour l’entreprise. L’objectif étant de maitriser et de contribuer à une meilleure disponibilité de l’information dans la plus grande fluidité possible.

Assurez-vous aussi que vos informations circulent parfaitement et qu’elles soient disponibles rapidement. En effet, il est nécessaire que le logiciel ERP soit disponible plus de 99,9 % du temps et sans bug.

L’évolutivité :

Il est également essentiel que l’ERP soit évolutif afin de s’adapter à l’évolution des besoins et d’accompagner la croissance de l’entreprise. L’entreprise doit donc se soucier de la souplesse des paramétrages de l’outil ainsi qu’à la facilité à intégrer des modules ERP complémentaires. Compte-tenu de la rapidité d’évolutions du secteur technologique, ce critère est non négligeable.

En effet, votre outil ERP doit proposer des fonctionnalités et une ergonomie permettant aux utilisateurs de gagner en productivité tout en s’adaptant aux différentes évolutions. Certaines fonctionnalités par leur design évolutif, vous permettent de travailler sereinement et efficacement.

Ainsi votre logiciel est durable dans le temps et s’adapte à tout type d’évolution organisationnelle de l’entreprise.

La productivité :

Bien souvent, vous optez pour un ERP afin d’optimiser votre productivité. Comment savoir si celle-ci a progressé ?

Quelques exemples à suivre :

  • Le gain de temps : Regardez si vos différents processus de facturation, recrutement, ou prospection sont plus rapide depuis l’acquisition du logiciel.
  • Les erreurs de saisie : Avez-vous constaté une diminution des erreurs de saisies ? En matière de contrôle et de sécurité, voyez-vous une différence ?

La satisfaction des collaborateurs 

L’ERP a pour objectif d’accompagner les collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes. Pour être efficace, la solution doit être comprise et adoptée par tous. Il est important d’obtenir un retour des collaborateurs sur l’outil car ils sont les premiers concernés.

  • Les retours positifs et négatifs.
  • La solution est-elle utilisée de façon autonome par les collaborateurs ou à la demande des managers ?
  • La solution facilite-t-elle leur travail au quotidien ?

Lors de l’analyse de la rentabilité de votre projet, gardez en mémoire qu’un outil ERP est un investissement à moyen ou long terme, les résultats n’apparaissent donc pas soudainement.

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