CRM pour universités et écoles supérieures : avantages et fonctionnalités principales

Universités, grandes écoles, CFA et autres organisme de formation ont de nombreuses choses à gérer et à organiser : candidatures, collecte de la taxe d’apprentissage, organisation d’examens, relations avec les entreprises et les partenaires, tenue d’un registre des anciens élèves… Un logiciel CRM peut être d’une grande aide au quotidien. Dans cet article, nous vous présenterons tous les avantages d’un logiciel CRM paramétré spécifiquement pour le monde de l’éducation.

Réception et suivi des candidatures

Grâce à une solution CRM, un établissement scolaire peut à la fois attirer plus d’inscrits mais aussi mieux gérer ses candidatures : automatisation de l’enregistrement des coordonnées, informations sur le canal par lequel le candidat vous a connu, proposition d’inscription à la newsletter de l’école, formulaire d’inscription en ligne relié à votre logiciel CRM…

Cette aide à la gestion des candidatures vous permet de gagner du temps mais aussi de mieux connaitre les candidats afin de leur proposer des informations susceptibles de les intéresser : filières, options…

Gérer les contacts

Les universités gèrent un grand nombre de contacts différents : entreprises partenaires, candidats, anciens élèves…  Et ces bases de données sont souvent réparties entre plusieurs services. Un logiciel CRM permet de centraliser l’information afin de faciliter la recherche de l’information et donc la prise de contact.

Une base de données unifiée permet à toute personne de l’organisation d’avoir des informations sur ses contacts et de pouvoir communiquer de façon ciblée et pertinente. Le CRM présente également l’avantage de garder en mémoire tous les échanges passés avec chaque contact, ce qui permet de retrouver facilement les informations et d’apporter des réponses personnalisées et convaincantes.

Gérer les relations entreprises

Les universités et les écoles ont besoin d’entreprises partenaires prêtes à accueillir des stagiaires et des alternants.  Les fiches Entreprises vous permettent de centraliser les échanges avec tous les partenaires.

Sur chaque fiche vous pouvez consulter rapidement l’historique des échanges et ajouter un nouvel échange : appel, courrier, rendez-vous…

Vous souhaitez mettre en place une plateforme pour aider vos étudiants à trouver un stage ou une alternance ? Un CRM vous aide à retrouver vos partenaires grâce à la recherche avancée multicritères.

Le CRM facilite aussi vos campagnes de communication. Création et mémorisation de groupes d’envois, mise en place de campagne emailing (Eden CRM propose une intégration avec Sendinblue) … le CRM comporte de nombreux avantages permettant de mettre en place une communication globale efficace, plus rapidement et plus facilement.

Optimiser la collecte de la taxe d’apprentissage : 

La taxe d’apprentissage est une ressource importante pour toutes les universités, et l’utilisation d’un logiciel CRM permet de faciliter la collecte de cette taxe. Un outil CRM permet en premier lieu d’entretenir une bonne relation avec les entreprises, ce qui permet de faciliter grandement la réception chaque année des taxes venant des entreprises qui vous l’ont déjà donnée les années précédentes.

Le CRM permet aussi de faciliter la prospection : grâce à des formulaires et des processus normalisés, un logiciel CRM vous permet d’accélérer votre prospection et de la rendre plus efficace.

Le module de gestion de la taxe d’apprentissage permet de saisir les promesses dans une fiche reprenant :

  • Le montant de la taxe d’apprentissage
  • Le statut (piste, promesse, reçu…)
  • La société rattachée à la taxe d’apprentissage
  • Les échanges (emails, appels…) relatifs à cette taxe d’apprentissage.

Une vision synthétique avec une vue kanban ou liste vous permet d’avoir une vision globale de votre campagne de collecte de taxe d’apprentissage.

Faciliter la collaboration

Un logiciel CRM permet de faciliter la communication de l’école, que ce soit en interne ou en externe. En interne, les différents utilisateurs du logiciel CRM pourront travailler ensemble sur des dossiers. Vous êtes plusieurs à traiter les demandes d’informations en provenance du site internet ? Les demandes sont catégorisées (nouvelle demande, en attente de réponse, traitée...) afin d’éviter que deux personnes se penchent sur le même sujet.

Suivre des indicateurs

Un logiciel CRM va vous permettre de suivre de nombreux indicateurs comme :

  • L’efficacité de vos campagnes de prospection
  • Les placements des étudiants en stage ou alternance
  • Le nombre de candidatures reçues d’une année sur l’autre
  • Les taux de réussite par année et filière

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