Responsable RH ou dirigeant de TPE, voici un exemple de note interne à communiquer à vos salariés afin d'expliquer le processus interne concernant à la gestion des notes de frais
Objet : Procédure interne de gestion des notes de frais
À l’attention de tous les collaborateurs
Date : 01/01/2025
Dans le cadre d’une meilleure gestion des remboursements des frais professionnels et afin d’assurer une transparence et une conformité aux règles comptables et fiscales, nous vous rappelons les principes et procédures applicables aux notes de frais.
Les frais engagés doivent être strictement professionnels et justifiés par une nécessité opérationnelle.
Tout remboursement est conditionné à la présentation de justificatifs conformes (factures, tickets de caisse, justificatif avec TVA le cas échéant, etc.).
Les demandes doivent être soumises dans un délai de 2 mois suivant la dépense.
Les frais remboursables incluent notamment :
Frais de déplacement : transport en commun, taxi, location de véhicule, carburant, péages.
Ces frais ne sont pas plafonnés, mais doivent être justifiés par une mission professionnelle.
Frais d’hébergement : nuits d’hôtel dans la limite du plafond autorisé.
Plafond fixé selon le barème URSSAF en vigueur, variable selon la zone géographique.
Frais de restauration : repas pris dans le cadre de déplacements ou de réunions professionnelles.
Plafond fixé par l’URSSAF (montant soumis à cotisations sociales si dépassé).
Frais kilométriques : en cas de déplacement chez des clients avec usage d’un véhicule personnel, un remboursement est possible sur la base du barème fiscal en vigueur.
Barème URSSAF en fonction du type de véhicule et de la distance parcourue.
Invitations de clients : les repas ou événements organisés dans le cadre de relations commerciales.
Déductibilité limitée et soumise à justification de la nature commerciale.
Autres frais : achats spécifiques validés préalablement par la direction. Exemple : Petits matériels informatiques ou fournitures de bureau
Soumis à validation expresse et à justificatif détaillé.
Les notes de frais doivent être complétées via le logiciel Eden ERP & CRM.
Chaque note doit comporter : la date, la nature de la dépense, le montant, le justificatif correspondant et, le cas échéant, l’objet de la dépense (client, projet).
La validation est effectuée par le manager direct avant transmission au service comptabilité.
Les notes de frais dûment validées sont traitées sous un délai de 30 jours après réception.
Le remboursement est effectué par virement bancaire sur le compte du salarié.
Toute dépense non justifiée ou non conforme pourra être refusée.
Un contrôle régulier sera effectué afin de garantir le respect des règles.
En cas de fraude avérée ou répétée, des mesures disciplinaires pourront être appliquées.
Nous comptons sur votre collaboration pour respecter ces directives et ainsi garantir une gestion efficace des frais professionnels.
Pour toute question ou clarification, veuillez contacter le Service Comptable.
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