Introduction
Le choix entre un ERP SaaS (Software as a Service) et un ERP On-Premise est une décision stratégique qui impacte durablement le fonctionnement de l’entreprise. Cette décision doit être bien réfléchie et intégrée dès la rédaction du cahier des charges ERP, car elle influence le budget, la sécurité, la flexibilité et la maintenance du système.
Dans cet article, nous allons comparer ces deux modèles et détailler les critères clés à inclure dans votre cahier des charges ERP pour vous aider à faire le bon choix.
1. Comprendre les différences entre ERP SaaS et ERP On-Premise
Avant de rédiger un cahier des charges ERP, il est essentiel de bien différencier ces deux types de solutions.
ERP SaaS (Cloud ERP)
Un ERP SaaS est hébergé sur des serveurs distants et accessible via une connexion Internet.
✅ Avantages :
Déploiement rapide, sans infrastructure interne.
Mises à jour et maintenance gérées par l’éditeur.
Accessibilité à distance depuis n’importe quel appareil.
Abonnement mensuel ou annuel, sans coût initial élevé.
❌ Inconvénients :
Dépendance à la connexion Internet.
Moins de possibilités de personnalisation.
Hébergement des données sur des serveurs externes (sensibilité RGPD).
ERP On-Premise
Un ERP On-Premise est installé sur les serveurs de l’entreprise, nécessitant une gestion interne des infrastructures.
✅ Avantages :
Contrôle total sur les données et la sécurité.
Personnalisation avancée du logiciel.
Pas de dépendance à une connexion Internet.
❌ Inconvénients :
Coût initial plus élevé (achat de licence, serveurs, maintenance interne).
Déploiement plus long et nécessitant des ressources IT internes.
Mises à jour et évolutions à gérer en interne.
2. Définir ses besoins pour orienter le cahier des charges ERP
Questions clés à se poser :
Quel est le niveau de sécurité requis pour nos données ?
Notre entreprise dispose-t-elle d’une équipe IT pour gérer un ERP On-Premise ?
Les collaborateurs doivent-ils accéder au système en mobilité ?
Quel est le budget disponible pour l’implémentation et la maintenance ?
L’ERP doit-il être fortement personnalisé ?
En répondant à ces questions, vous pourrez mieux structurer votre cahier des charges ERP en fonction des contraintes et objectifs de votre entreprise.
3. Structurer son cahier des charges en fonction du modèle choisi
Une fois votre choix fait, le cahier des charges ERP doit refléter les exigences techniques et fonctionnelles du modèle retenu.
Exemple de structure pour un cahier des charges ERP SaaS :
Objectifs du projet (mobilité, rapidité de déploiement, externalisation des mises à jour).
Hébergement et sécurité des données (serveurs conformes RGPD, accès sécurisés).
Accessibilité et compatibilité multi-appareils.
Coût et modèle économique (abonnement vs coût d’achat unique).
Intégration avec d’autres outils cloud (CRM, emailing, comptabilité).
Exemple de structure pour un cahier des charges ERP On-Premise :
Objectifs du projet (contrôle des données, personnalisation avancée, sécurité renforcée).
Infrastructure IT requise (serveurs internes, réseau, stockage).
Maintenance et mises à jour (équipe interne vs prestataire externe).
Personnalisation et développement spécifique.
Coût total de possession (TCO) sur plusieurs années.
4. Anticiper l’évolutivité et la pérennité du choix
Quel que soit le modèle choisi, un ERP doit accompagner la croissance et l’évolution de l’entreprise.
Facteurs clés à inclure dans le cahier des charges :
Scalabilité : capacité à gérer une augmentation du volume de données et d’utilisateurs.
Flexibilité : possibilité de basculer entre ERP SaaS et On-Premise si nécessaire.
Intégration avec d’autres systèmes (BI, e-commerce, gestion de production).
Support technique et accompagnement utilisateur.
Un ERP rigide peut rapidement devenir un frein au développement commercial, tandis qu’un système modulaire et évolutif assurera une transition fluide en fonction des besoins futurs.
Conclusion
Le choix entre un ERP SaaS et un ERP On-Premise est déterminant pour la réussite de votre projet ERP. Intégrer cette décision dès la rédaction du cahier des charges ERP permet de clarifier les attentes, d’optimiser les coûts et d’assurer une mise en œuvre adaptée à la stratégie de l’entreprise.
En prenant le temps d’analyser vos besoins, de comparer les modèles et d’anticiper l’évolution de votre système, vous maximisez votre retour sur investissement et garantissez un ERP performant et pérenne.
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