Comment réussir son projet ERP ?

Analyser le besoin ERP

Un logiciel ERP a vocation à rester plusieurs années au sein de l’entreprise, vous n’avez donc pas envie de vous tromper. L’analyse du besoin ERP est une étape importante qui vous permettra de comprendre le type d’ERP dont vous avez besoin afin de bien rédiger votre cahier des charges.

Lorsque vous savez ce que vous voulez, vous gagnez du temps lors de la phase de recherche et de sélection du logiciel, et vous n’avez pas à réinvestir des sommes imprévues en cours de projet. L’analyse du besoin en amont du projet ERP vous fait donc économiser du temps et de l’argent.

Pour analyser au mieux le besoin ERP, il faut prendre en compte :

  • Les objectifs de l’entreprise (gain de temps, automatisation des tâches, digitalisation de l’entreprise, objectif zéro papier, réduction des coûts)
  • Les besoins des différents services : de quoi ont besoin les différents services pour assurer leurs missions ? Quels sont les processus internes ?

Définir un budget cohérent

Un logiciel ERP est un investissement. Pour que le projet ERP soit une réussite, il faut un budget cohérent avec votre cahier des charges. Comme pour tout produit, le prix de l’ERP dépend de votre besoin. Un prix bas indique généralement des fonctionnalités basiques ou non personnalisées, ce qui est très bien si vous êtes prêt à vous adapter à un ERP standard.

Si vous souhaitez un ERP sur mesure adapté à votre entreprise, il faut prévoir un budget pour le paramétrage et de développement.

Lancer le projet par phase

En fonction de la taille de votre projet ERP, il peut être intéressant de le lancer par phase. Cela permet aux utilisateurs d’utiliser le nouvel ERP rapidement et de se familiariser avec le logiciel sur des fonctionnalités basiques.

Cette approche est particulièrement recommandée pour les projets ERP concernant plusieurs services et dont le paramétrage et le développement s’étendent sur plusieurs mois.

Impliquer les utilisateurs

Un logiciel ERP est un projet informatique, et cela parait encore plus évident lorsque vous optez pour un logiciel ERP sur mesure mobilisant des consultants fonctionnels et des développeurs. Mais ce n’est pas uniquement un projet informatique. En effet, une partie de la réussite du projet CRM repose sur le management du projet.

Si la décision d’installer un nouvel ERP incombe à la direction, il faut garder en tête que les utilisateurs seront moteurs dans la réussite du projet. Il convient donc de les associer au projet au plus tôt. Pour cela :

  • Informez les équipes concernées par le nouvel ERP en amont du projet afin d’expliquer les grandes lignes du projet : nécessité du changement, objectifs, impact sur leur travail. Réunion, email… vous êtes libre de procéder comme bon vous semble, conformément aux méthodes de communication habituelles au sein de l’entreprise.
  • Nommez des utilisateurs clés qui deviendront les référents ERP. Ces utilisateurs doivent être volontaires et enthousiastes à l’idée d’utiliser un nouveau logiciel ERP.
  • Echangez avec les managers et les utilisateurs clés afin de valider les fonctionnalités du futur logiciel ERP.

Choisir un prestataire ERP

Vous avez deux options : travailler en direct avec un éditeur ou faire appel à un intégrateur. Le choix du prestataire dépendra de votre besoin et du logiciel retenu.

Certains éditeurs de logiciel ERP privilégient les intégrateurs. Cela est très fréquent pour les logiciels ERP sur mesure.

Si vous optez pour un logiciel standard, il est fréquent de passer en direct par l’éditeur. Un intégrateur peut toutefois être une option si vous préférez travailler avec un partenaire local.

Valider les données à importer

A moins de démarrer le projet ERP en même temps que l’entreprise, il y a toujours des données à importer dans le cadre d’un projet ERP. Cette étape s’appelle la reprise de données.

En fonction de l’état de vos données vous :

  • Reprendrez l’intégralité des données en l’état
  • Profiterez du changement de logiciel pour nettoyer la base

Suivre le projet

Vous avez opté pour un projet clé en main ? Votre prestataire ERP va donc gérer le déploiement, les paramétrages, la reprise des données et les formations. D’un point de vue technique, vous n’aurez rien à faire, mais vous devrez tout de même suivre le projet.

Réunion de cadrage, communication régulière avec le prestataire, suivi du planning et recettage, le donneur d’ordre doit s’assurer de garder du temps pour suivre le projet.

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