Comment gérer les notes de frais ?

Gérer les notes de frais est un enjeu majeur pour une entreprise. Si les premières notes de frais peuvent être gérées sans outil particulier, cela devient compliqué lorsque l’effectif de l‘entreprise augmente. 

Les problématiques liées aux notes de frais

Le processus de remboursement des notes de frais

Les notes de frais concernent 88 % des salariés français. L’important pour eux est d’être remboursé correctement et le plus vite possible. Les salariés considèrent en effet qu’ils n’ont pas à supporter les dépenses professionnelles. Pour les entreprises, l’important est de vérifier les sommes dépensées et de s’assurer qu’elles respectent bien les conditions requises.

Cependant, 8 % des salariés ne savent pas qu’ils ont l’obligation de produire un justificatif pour obtenir le remboursement d’une note de restaurant, 57 % des salariés ignorent qu’il est obligatoire de mentionner les noms des personnes invitées et 81 % n’ont pas connaissance que le repas professionnel doit être justifié par un motif explicitement détaillé. 

Les entreprises reçoivent donc des demandes de remboursement qui ne peuvent pas être traitées, et les salariés s’impatientent. 

Si le salarié ne peut apporter des justificatifs ou des factures, le problème peut se régler avec une déclaration sur l'honneur fournie par le salarié. Ce dernier doit affirmer qu’une facture avec un montant précis a été émise et qu’il a bien perdu cette facture.

Lorsque le salarié a déposé une demande conforme, il peut quand même y avoir des problèmes. 

Si une entreprise n’établit pas de formulaire et de processus de remboursement standard, les erreurs lors de la transmission des notes de frais et les délais de traitement sont démultipliées. Demandes envoyées à la mauvaise personne, ticket de caisse perdu... La gestion des notes de frais est rarement une priorité, et pourtant, une bonne gestion de celle-ci peut faire gagner du temps à l’entreprise. 

Comment bien gérer les notes de frais dans une entreprise ? 

Anticiper et fixer un plafond des frais des salariés

Une entreprise doit anticiper les frais quand un salarié vient à effectuer un déplacement professionnel pendant plusieurs jours et qu’il doit effectuer des repas d’affaires avec des clients et/ou prospects de l’entreprise. Il est essentiel de prévoir les dépenses que le salarié va engager aux frais de l’entreprise. Grâce à l’anticipation, l’entreprise sera certaine de posséder les ressources nécessaires pour que le salarié mène à bien ses missions professionnelles

L'entreprise doit fixer une limite de plafond pour chaque type de dépense que le salarié effectuera, comme les frais de repas, de transports, ou d’hébergement. Cela aide à un meilleur suivi de toutes les dépenses effectuées par l’employé, ce qui facilite la gestion des notes de frais. C'est donc une étape primordiale. 

L’entreprise se charge de sensibiliser les nouveaux employés au processus de gestion des notes de frais. En effet, mettre en place un processus ne suffit pas, il faut également effectuer une sensibilisation des nouvells recrues afin que ce processus soit respecté. Pour cela, l’entreprise va contrôler chaque dépense des nouveaux salariés et former ces derniers dès leur arrivée afin de leur montrer l’importance d’une bonne gestion des notes de frais et de les aider à prendre des bonnes habitudes.

Loi et règles envers l’employeur

Toutes les dépenses doivent être effectuées dans le cadre de la mission du salarié ou aux besoins de l’entreprise. L’employeur a l’obligation de rembourser tous les frais qu’engage un salarié pendant un déplacement professionnel. Selon la loi, l’employeur a un délai de 5 ans pour rembourser les employés qui ont engagé des dépenses au nom de l’entreprise. 

Toutefois, les entreprises effectuent souvent les remboursements plus tôt. Les employés sont encouragés à transmettre leur demande de remboursement dès leur retour de déplacement afin qu’ils soient remboursés le plus vite possible. 

L’Urssaf impose des limites d’indemnisation que les notes de frais doivent respecter pour qu’elles soient validées par l’entreprise. SI l’Urssaf dicte les règles concernant la politique de dépense, l’entreprise peut tout de même en fixer d’elle-même. Ces règles doivent être précisées dans un document fait par l’entreprise afin que les employés y retrouvent toutes les informations nécessaires. Elles aident à structurer l’entreprise et sont essentielles à une bonne politique de gestion des notes de frais

Note de frais : l’importance des justificatifs

Les justificatifs d’achats sont des éléments indispensables afin que l’employeur procède au remboursement d’une dépense professionnelle faite par un salarié. Les entreprises imposent des règles strictes car elles y sont contraintes par la loi. Si l’employé ne fournit pas de justificatifs (facture, titre de transport…), l’Urssaf peut engager une procédure contre l’entreprise qui peut coûter cher. Cette dernière a donc tout intérêt de vérifier l’exactitude des documents fournis par le salarié pour ne pas s’exposer aux risques relatifs aux fraudes des dépenses. 

Le salarié doit alors les conserver et s’assurer que tous les détails de la dépense figurent sur le justificatif. Si le salarié ne peut pas fournir ce document, l’entreprise peut décider de refuser le remboursement de la note de frais afin de ne pas s'exposer à des sanction fiscales.

Comment Eden ERP peut aider à gérer les notes de frais ? 

Vous l’aurez compris, entre les règles strictes (montants, justificatifs...) et le nombre d’interlocuteurs (salarié, manager, comptabilité...), les erreurs liées aux notes de frais sont fréquentes et difficiles à gérer sans l’aide d’un logiciel de gestion dédié. Eden ERP permet de gagner du temps en facilitant la gestion des notes de frais et la compréhension du processus pour les salariés, et en réduisant votre consommation de papier.

Eden ERP propose un intranet pour les salariés afin qu’ils puissent partager, envoyer et conserver des documents en toute sécurité, comme par exemple les notes de frais qu’ils ont engagés en déplacement professionnel. 

Le logiciel permet de gérer vos notes de frais avec le module de gestion des notes de frais Eden RH. Les salariés peuvent par exemple saisir les notes de frais par eux-mêmes depuis leur espace personnel. Enfin, sur le même intranet, les managers peuvent vérifier les notes de frais avant de les valider et de les transférer à la comptabilité. 

Cela permet :

  • De faciliter la déclaration des notes de frais
  • De diminuer les pertes de documents
  • De formaliser un processus de gestion des notes de frais
  • De guider les salariés avec un formulaire adapté et complet
  • De permettre au salarié de suivre l’avancement de leurs notes de frais
  • D’informer les salariés sur les règles à respecter lors du dépôt des notes de frais.

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