Automatiser les relances clients avec un logiciel ERP

Une bonne trésorerie : l’objectif des TPE et PME

La priorité numéro 1 des TPE et PME est d’améliorer la trésorerie. Pourquoi ? Parce que c’est ce qui permet de sécuriser l’activité au quotidien, de réaliser des investissements et d’amortir les aléas de défaut de paiement ou de charges imprévues.

Une bonne trésorerie permet également de se concentrer sur l’avenir. Lorsqu’il n’est pas soumis au stress d’une trésorerie en tension, le chef d’entreprise est plus serein et prends naturellement de meilleures décisions avec une vision long terme. En revanche, quand la trésorerie est mauvaise, la direction est contrainte d’opter pour des solutions à court terme, visant le gain immédiat afin de sauver l’entreprise, et l’investissement passe alors au dernier plan. Lorsque cette situation se répète trop souvent, l’entreprise n’investir plus et se met en péril. Une trésorerie saine est donc l’une des clés de la croissance des TPE et PME.

Comment améliorer la trésorerie avec un logiciel ERP

De nombreuses petites entreprises se sont retrouvées en grande difficultés à cause d’une trésorerie négative alors qu’elles avaient l’activité nécessaire pour croitre. L’un des leviers pour améliorer facilement la trésorerie est de diminuer le délai de règlement client. Cela passe par une facturation régulière et rapide, mais également par une amélioration du processus de relance des factures. En effet, certains clients ont besoin d’être relancé pour payer dans les temps. En plus de vous permettre d'éditer, d'envoyer et de suivre vos factures, un logiciel ERP vous permet également de planifier des relances automatiques.

Des scénarios différents peuvent être mis en place en fonction des catégories de clients (Particuliers, entreprises, partenaires, sous-traitance, grands comptes ou secteur public)

Des messages types et paramétrables sont envoyés par email, courrier ou sms.

Exemple de scénario de relance automatique par email

2 jours avant l’échéance

« Nous vous rappelons ces échéances prochaines et vous remercions de les régler à la date prévue. »

15 jours après l’échéance

« Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture numéro 1, dont la date d’échéance est dépassée depuis 15 jours. Nous vous prions de bien vouloir effectuer le paiement le plus rapidement possible.»

30 jours après l’échéance

Malgré un précédent rappel, nous constatons que ces échéances sont dépassées de plus de 30 jours et vous prions de nous régler impérativement par retour. Ne tenez pas compte de ce rappel si votre règlement s'est croisé avec ce message.

45 jours après l’échéance

Malgré plusieurs rappels, nous constatons que ces échéances sont dépassées de plus de 45 jours. Ce rappel constitue une mise en demeure et à défaut d'un règlement par retour, nous serons contraints d'engager une action en recouvrement, toutefois, ne tenez pas compte de ce rappel si votre règlement s'est croisé avec ce message.

60 jours après l’échéance

Nous constatons que nos rappels et mises en demeure sont restés sans réponse de votre part aussi, nous engageons sans délais une action contentieuse, toutefois, ne tenez pas compte de ce rappel si votre règlement s'est croisé avec ce message.

Vous pouvez également ajouter dans chaque message un paragraphe générique du type « Sauf erreur de notre part et au cas où vos règlements se seraient croisés dans l'intervalle, nous vous prions de nous couvrir des sommes dues par retour. Nous vous rappelons nos conditions générales en cas d'impayés - Une indemnité légale de 40 € est due à défaut de paiement à l'échéance sans préjudice d'un intérêt au taux de 3 fois le taux légal en vigueur ».

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